Mail là công cụ cơ bản và thiết yếu nhất để giao tiếp trong công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, kỹ năng viết mail không phải ai cũng biết, đừng bỏ lỡ 11 quy tắc dưới đây để bạn có một email thật chuyên nghiệp.
1. Tiêu đề email rõ ràng, ngắn gọn, đúng trọng tâm.
Tiêu đề email là cái đầu tiên "đập" vào mắt người đọc và quyết định xem người ta có muốn đọc email của bạn không. Vì vậy, hãy viết thật ngắn gọn và đúng trọng tâm nội dung bạn cần truyền tải để người nhận không bỏ qua email của bạn.
2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp.
Đã qua rồi cái thời mail với những nick name dễ thương như công chúa hay hoàng tử bí ẩn nào đó, hãy chọn cho mình một cái tên thật rõ ràng và đầy đủ thể hiện sự chuyên nghiệp. Còn nếu bạn đang sử dụng email công ty thì tất nhiên email của bạn đã quá chuyên nghiệp rồi và bạn không cần phải bận tâm tới điều này nữa.
3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả).
Mỗi ngày người ta phải nhận rất nhiều mail nên để tránh làm phiền người khác về những nội dung không liên quan đến họ, hãy tính toán thật kỹ nội dung nào cần gửi cho ai và phản hồi cho những người liên quan.
4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp, nếu không chắc chắn thì có thể dùng cú pháp “Dear + tên người nhận," ).
Những dòng mail đầu tiên sẽ đánh giá về thái độ của bạn vì vậy hãy thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong những câu chào hỏi. Với những người có chức vụ cao, người lớn tuổi có thể dùng "Kính gửi", nếu không biết được cách xưng hô chào hỏi phù hợp hãy dùng cú pháp "Dear + tên người nhận"
5. Hạn chế dùng dấu chấm than.
Dấu chấm than trong ngôn ngữ thể hiện sự cảm thán, nên hãy cân nhắc thật kỹ trong việc sử dụng dấu chấm than để biểu đạt câu chữ của mình, tránh gây những hiểu nhầm không cần thiết.
6. Email không phải nơi để thể hiện óc hài hước.
Hãy nghiêm túc trong email, viết ngắn gọn và trình bày rõ ý nhất có thể.
7. Giữa các ý, các đoạn nên cách nhau một dòng.
Việc viết cách giãn ra các nội dung sẽ giúp giúp người đọc nhìn rõ ra các phần bố cục câu chuyện, vấn đề được nhắc đến và cũng tạo cảm giác dễ chịu khi đọc một email.
8. Lời chào cuối email rất quan trọng:
- ‘Yours sincerely’ được dùng khi viết thư cho người mà bạn quen biết.
- ‘Yours faithfully’ được dùng khi viết thư cho người mà bạn chưa gặp.
- ‘Sincerely’ nên dùng trong thư xin việc, thể hiện sự chân thành.
- ‘Best Regards’ thể hiện sự trân trọng, có thể dùng trong đa số trường hợp.
9. Đọc lại email trước khi gửi.
Hãy đọc lại email để chắc bạn không có những lỗi sai về chính tả hay cách diễn đạt, vì mail đi rồi sẽ khó có thể thu hồi được. Và mail cũng là những "bằng chứng" quan trọng trong công việc nên hãy kiểm tra thật kỹ các ý bạn đã truyền tải đúng chưa như câu "bút sa gà chết".
10. Tên người nhận email nhập cuối cùng.
Nếu bạn nhập email lúc đầu, trong lúc soạn mail có thể ấn nhầm nút gửi vì vậy hãy hoàn thiện tất cả các nội dung trước khi nhập email người gửi.
11. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận.
Tránh trường hợp mail không đến được với người cần đến, hoặc những nội dung tuyệt mật đến không đúng nơi có thể gây ảnh hưởng đến công việc của bạn, bạn nên kiểm tra thật kỹ email người gửi để tránh những sai lầm không đáng có.
Trên đây là 11 tip giúp bạn có 1 email hoàn hảo hơn, chúc bạn sẽ luôn thật chuyên nghiệp trong từng bức thư nhé.
Thùy Dương
(Sưu tầm và biên soạn)
