Phía sau sự kiện tôn vinh TOP50 online là những câu chuyện chưa kể của của Đội ngũ Ban tổ chức chương trình trong từng phút giây đầy căng thẳng, nhưng hơn tất cả đó là những cảm xúc thăng hoa được "chạm" đến.
Ngày 28, 29/8 vừa qua, FPT Telecom đã tổ chức vinh danh TOP50. Lần đầu tiên trong lịch sử, sự kiện này được vinh danh online, kết nối đến 50 cá nhân xuất sắc trên toàn quốc. Và cũng vì là lần đầu tiên có nhiều kết nối nên chương trình thực tế phát sinh nhiều vấn đề, ban tổ chức (BTC) phải thường xuyên xử lý nhanh chóng và chính xác.
BTC thực hiện chương trình ngồi tại hai điểm cầu chính tại Hà Nội và Hồ Chí Minh thường xuyên kết nối và trao đổi thông tin cùng nhau.
Cập nhật, thay đổi và chính xác
Trước đây, chương trình tôn vinh TOP50 được tổ chức tại nước ngoài, BTC chỉ cần chuẩn bị một kịch bản chung cho cả chương trình, danh sách sẽ gồm thông tin của cá nhân xuất sắc và người thân đi cùng. Tuy nhiên, vì tổ chức online đến từng cá nhân, gia đình nên danh sách thông tin cũng nhiều hơn và luôn phải cập nhật liên tục vì có nhiều sự thay đổi.
Đội ngũ BTC luôn sẵn sàng để nắm bắt, cập nhật thông tin và hỗ trợ bên cạnh anh Hoàng Việt Anh tại điểm kết nối PVI.
Ngoài những thông tin của TOP50, còn có thông tin của đại sứ - thường là lãnh đạo đơn vị, người sẽ kết nối và trao quà cho cá nhân xuất sắc, bộ phận hành chính nhân sự đơn vị - thành viên hỗ trợ công tác tổ chức tại địa điểm, kĩ thuật - thành viên đảm bảo thiết bị, đường truyền kết nối. Bên cạnh đó, vì kết nối đến từng cá nhân, nên các thông tin chia sẻ về mỗi người và gia đình phải chính xác tuyệt đối và chi tiết.
Cận kề đến ngày diễn ra chương trình, một vài gia đình thay đổi người tham gia vì kế hoạch riêng, các bộ phận kĩ thuật, đội hành chính nhân sự cũng thay đổi vì thế BTC đã phải thức xuyên đêm để xử lý và cập nhật các thông tin kịp thời.
Địa điểm kết nối tại nhà Chủ tịch Hoàng Nam Tiến có sự tham gia hỗ trợ thường xuyên của Đội ngũ BTC. Ảnh: BTC chương trình TOP50.
50 kết nối 50 kịch bản
Mỗi địa điểm là mỗi tình huống thực tế khác nhau.
Mặc dù đã được chuẩn bị kĩ lưỡng, tuy nhiên kĩ thuật thực tế tại các điểm cầu của đường truyền, hình ảnh, âm thanh vẫn xảy ra vấn đề phát sinh. BTC phải trực liên tục để khắc phục sự cố, không làm ảnh hưởng đến khung thời gian cho qui định của chương trình.
Các phần kĩ thuật được BTC kiểm tra trước và trong chương trình để đảm bảo đường truyền kết nối. Ảnh BTC của chi nhánh.
Mặt khác, đội ngũ nhân sự, thành phần tham gia, từng câu chuyện ở mỗi địa điểm là khác nhau nên phải luôn quan sát để có những sự chuyển biến phù hợp với kịch bản chương trình. Ban điều hành liên tục cập nhật thông tin để theo dõi và nắm bắt nội dung.
Áp lực thời gian
Trong thời gian vô cùng ngắn, các danh sách sau khi được cập nhật, những phần quà tôn vinh cho TOP50 và gia đình đã được gửi cấp tốc về tại địa điểm tổ chức chương trình, BTC thường xuyên bám sát lộ trình giao hàng để đảm bảo những gói quà được đến đúng thời gian.
Đội ngũ nhân sự quan sát chương trình và kịp thời chuyển phần thưởng đặc biệt trong thời gian vinh danh cho TOP50.
41 cuộc gọi diễn ra trong 2 buổi chiều, mỗi cuộc gọi diễn ra trong vòng 15 phút và liên tục đến kết nối tiếp theo, không có thời gian nghỉ giữa các kết nối. Mỗi sự chậm trễ sẽ gây ra hiệu ứng "domino", ảnh hưởng đến những kết nối tiếp theo.
Trước 15-20 phút mỗi cuộc gọi, BTC sẽ liên hệ đến địa điểm kết nối của TOP50 kiểm tra tín hiệu, hình ảnh, âm thanh. Vào thời điểm kết nối, bộ phận kĩ thuật phải luôn quan sát, nắm bắt tình hình kịp thời theo thông tin chỉ đạo của Ban điều hành và kết hợp cùng bộ phận kĩ thuật tại địa điểm. Các vấn đề phát sinh cần được xử lý trong thời gian vô cùng nhanh chóng để Ban Điều hành có thể kết nối một cách tốt nhất và lắng nghe được chia sẻ của cá nhân cùng gia đình TOP50.
Hay đặc biệt, có những kết nối 2 địa điểm - đây là món quà bí mật bất ngờ của BTC dành tặng cho TOP50 ở xa không thể về cùng gia đình. Ngoài kết nối tại địa điểm tổ chức, BTC chương trình sẽ liên hệ với chi nhánh - nơi ở của gia đình TOP50 để kết nối. Mọi chuẩn bị được thiết lập kĩ càng, sau đó hình ảnh và âm thanh được tắt để kết nối thứ 2 từ địa điểm của TOP50 được vào.
Ngoài kĩ thuật, các thông tin về gia đình và TOP50 cũng có những sự thay đổi tại lúc diễn ra chương trình, nội dung cần được cập nhật nhanh nhất trong khoảng thời gian từ 30 giây đến 1 phút.
Một trong ba trường hợp 2 kết nối đặc biệt bí mật về gia đình được TOP50 chia sẻ đầy cảm xúc.
Cảm xúc vỡ òa
Từng khoảnh khắc kết nối "căng như dây đàn" không ai biết được thêm 1 khắc nữa có những điều gì sẽ diễn ra. Đội ngũ BTC ở các vị trí luôn sẵn sàng và tập trung theo dõi mọi diễn biến của sự việc, chuẩn bị cho từng kết nối, từng kịch bản chương trình.
Nhưng, ngoài công việc, đấy là lúc đội ngũ BTC có cơ hội được lắng nghe câu chuyện của mỗi cá nhân TOP50, là những nụ cười rạng rỡ, là những giọt nước mắt xúc động không thành lời của người thân,...
Đấy chính là nguồn động lực, niềm vui cho Ban Điều hành và từng thành viên BTC cố gắng từng phút từng giây, mang đến hạnh phúc cho mỗi TOP50 cùng gia đình.
Sự kiện tôn vinh TOP50 đặc biệt nhất trong lịch sử của FPT Telecom, nhưng có lẽ đây cũng sẽ là chương trình ấn tượng, nhiều cảm xúc nhất khi mỗi kết nối là mỗi câu chuyện, là mỗi cảm xúc được sẻ chia. Và giờ đây chúng ta sẽ luôn "CHUNG MỘT MÁI NHÀ".
Thùy Dương