Việc ghi nhận thông tin của bạn sẽ dễ dàng hơn khi bạn biết điều chỉnh nội dung câu hỏi. Không những thế, hỏi đúng cách còn giúp bạn khai thác thông tin sâu và tạo thiện cảm với người được hỏi.
Đặt câu hỏi là một phương pháp cơ bản để thu thập thông tin. Tuy nhiên, cũng như những việc khác, bạn cần có kĩ năng hỏi. Đặt câu hỏi đúng “quan trọng hơn ngàn lần tìm câu trả lời đúng cho một câu hỏi sai”.
1. Đặt câu hỏi dựa trên mức độ của mối quan hệ
Một trong những nghệ thuật giao tiếp thành công đó là đặt câu hỏi dựa trên mối quan hệ với người trả lời. Bạn cần xác định giữa mình và người đối diện có mối quan hệ thân thiết hay xã giao, cấp trên/dưới hay ngang hàng. Điều này quyết định việc bạn sẽ sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào cho phù hợp.
Hiểu rõ mối quan hệ cũng giúp bạn điều chỉnh cách xưng hô sao cho phù hợp, để tránh sự lúng túng có thể xảy ra trong các cuộc nói chuyện. Ví dụ, bạn nên sử dụng từ ngữ khiêm tốn, lịch sự đối với cấp trên, dùng từ đơn giản, gần gũi với bạn bè thân thiết. Với đối tác, việc lựa chọn từ ngữ lịch thiệp và sử dụng từ ngữ mang tính thuyết phục với khách hàng là cần thiết.
2. Dùng từ ngữ, thái độ phù hợp
Khi đặt câu hỏi, bạn nên chú ý đến việc lựa chọn, sử dụng từ ngữ thích hợp và thái độ đặt vấn đề của mình. Bạn không nên hỏi nhiều câu cùng một lúc hay hỏi quá dồn dập với thái độ thiếu lịch sự. Điều này sẽ khiến cho người được hỏi cảm thấy bị “ép” và cuộc nói chuyện sẽ nhanh chóng đi vào ngõ cụt. Bạn nên dẫn dắt người đối diện đến các câu hỏi một cách từ tốn giúp họ thoải mái và dễ dàng đưa ra các câu trả lời.
Hơn nữa, đối với những nội dung mang tính cá nhân, tế nhị và nhạy cảm, bạn nên đặt câu hỏi một cách tinh tế, tránh trường hợp quá sỗ sàng. Nếu cách dùng từ cũng như thái độ của bạn không tốt, bạn sẽ không nhận được kết quả như mong đợi và có thể làm cho mối quan hệ xấu đi. Ngược lại, bạn sẽ thu được thông tin cần thiết cũng như tăng cơ hội có thêm các mối quan hệ tốt.
3. Chú ý mục đích, nội dung của câu hỏi
Có nhiều phương pháp đặt vấn đề như dùng câu hỏi “hình nón”, câu hỏi thăm dò, câu hỏi tu từ nhưng bạn có thể chọn một cách phổ biến là sử dụng câu hỏi mở – đóng:
Câu hỏi đóng: Hỏi thẳng vào vấn đề và bạn chỉ nhận được câu trả lời là “Có” hoặc “Không”. Bạn có thể áp dụng câu hỏi này trong trường hợp cần xác nhận lại thông tin hay cần câu trả lời dứt khoát.
Câu hỏi mở: Hỏi kiểu thăm dò để nhận được câu trả lời cụ thể. Kiểu câu hỏi này sẽ dẫn đến câu trả lời dài, chi tiết hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ “tại sao”, “bằng cách nào”… Câu hỏi mở thường sẽ đánh vào kiến thức, cảm xúc và quan điểm của người trả lời, giúp tăng hiệu quả giao tiếp.
4. Hỏi một cách văn minh, lịch sự
Đặt câu hỏi một cách "tọc mạch" là một lỗi mà rất nhiều người mắc phải trong quá trình tìm kiếm đáp án cho điều mình chưa rõ hoặc cần tìm hiểu thêm. Dù mục đích của bạn là tốt hay xấu, người đối diện đều sẽ nghĩ rằng bạn là kẻ lắm chuyện, thích đào xới những chuyện thuộc phạm vi riêng tư của những người khác. Do đó, tốt nhất bạn chỉ nên hỏi vấn đề liên quan đến mình và những việc chung mà hai người đều tham gia.
Hãy hạn chế hỏi nhiều về vấn đề riêng tư của người khác, vì làm như vậy sẽ khiến bạn trở nên xấu xí hơn trong mắt họ. Thực tế cho thấy, khi được hỏi bởi những người quá tò mò, người được hỏi thường có xu hướng không muốn hoặc trả lời qua loa, thậm chí cung cấp thông tin sai sự thật.
5. Đừng ngắt lời và chân thành lắng nghe
Dù mục đích của việc đặt câu hỏi là gì, bạn cần có thái độ lắng nghe chân thành. Điều này thể hiện bạn rất quan tâm đến câu chuyện của người đối diện và khiến cho họ cảm thấy được tôn trọng. Như vậy, bạn sẽ khuyến khích họ bày tỏ ý kiến một cách chân thực và tạo dựng nền tảng tốt đẹp cho mối quan hệ về sau.
Đừng cố ngắt lời người mà bạn đang trò chuyện!
Đầu tiên, hành vi này thể hiện rằng bạn không tôn trọng những gì mà người khác đang nói. Hoặc bạn có thể bị hiểu lầm là không muốn nghe và không tiếp thu thông tin.
Thứ hai, ngắt lời sẽ khiến cho luồng suy nghĩ của người nói bị gián đoạn và lệch khỏi hướng mà cuộc hội thoại nên phát triển.
Nếu thấy cuộc nói chuyện đang không như những gì mà bạn mong muốn, hãy hỏi một số câu hỏi ngắn để đưa câu chuyện về đúng chủ đề sau khi đã nghe hết những gì mà người đối diện bày tỏ.
Khi quỹ thời gian eo hẹp và câu trả lời "đi lạc đề" thì bạn cần phải ngắt lời người đang nói. Tuy nhiên, biết cách trình bày quan điểm và thể hiện thái độ lịch sự sẽ giúp cho người đối diện cảm nhận được sự tôn trọng và vui vẻ tiếp nhận các ý kiến của bạn.
Đức Anh
