Truyền thông nội bộ được xem là một trong những chất xúc tác gắn kết nhân viên trong công ty. Việc truyền thông thông suốt giữa các bộ phận không những mang thông tin nhanh chóng, chính xác đến các thành viên trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa đến khách hàng.
Thông suốt từ lãnh đạo cao nhất đến nhân viên cấp thấp nhất
FPT được đánh giá là một trong những tập đoàn xây dựng rất tốt công tác truyền thông nội bộ. Với 7 công ty con và gần 27.000 nhân viên đang làm việc tại Việt Nam, Nhật Bản, Singapore, Lào... để chuyển tải những thông tin của Tập đoàn, FPT đã xây dựng các kênh truyền thông trực tuyến như trang tin nội bộ Chungta.vn, bản tin FPT News, bản tin các đơn vị thành viên, Facebook FPT...
Ngoài ra còn có các diễn đàn, bản tin phát thanh, email... Hằng năm, bộ phận truyền thông FPT đều đặn tổ chức chương trình khảo sát truyền thông nội bộ. Bảng khảo sát với 20 câu hỏi liên quan đến việc tiếp nhận thông tin trong Tập đoàn được chuyển tới từng nhân viên.
Từ đó, các vấn đề về chiến lược, thông điệp, chương trình hành động... cũng như các đề xuất, góp ý của cán bộ, nhân viên về hoạt động truyền thông của đơn vị sẽ được phản ảnh lên cấp trên. Sau những đợt khảo sát như thế, hoạt động truyền thông nội bộ của FPT đã có những thay đổi đáng kể và ngày càng chuyên nghiệp hơn.
Tương tự, có hơn 1.000 nhân sự làm việc ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam nên hoạt động truyền thông nội bộ được lãnh đạo Công ty Traphaco đặc biệt quan tâm. Các cuộc họp giao ban, gặp gỡ trực tiếp người lao động để trao đổi về mục tiêu, khó khăn của Công ty cũng như lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của họ được lãnh đạo Công ty thường xuyên thực hiện.
Bên cạnh đó, công tác truyền thông nội bộ còn được triển khai qua các phương tiện công nghệ thông tin như website nội bộ, mạng xã hội, thư điện tử... Tất cả đã tạo được mạng lưới truyền thông thông suốt từ cấp lãnh đạo cao nhất đến người lao động ở cấp thấp nhất.
Nghiên cứu của Watson Wyatt Worldwide - tổ chức tư vấn toàn cầu về quản lý tài chính và nguồn nhân lực - cho thấy, truyền thông nội bộ góp phần quan trọng vào sự thành công và phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên, góp phần liên kết các bộ phận, thúc đẩy các giá trị tích cực và giảm bớt những tiêu cực và thông tin chưa rõ ràng.
Chuyên gia của Left Brain Connectors cho rằng, truyền thông nội bộ là một mảng gắn liền với việc xây dựng cốt lõi của doanh nghiệp, xây dựng các chính sách. Truyền thông nội bộ liên quan đến 3 yếu tố: định vị thương hiệu gắn liền với giá trị, tầm nhìn, sứ mệnh; liên quan đến con người; và chính sách nhân sự. Ba vấn đề này được thực hiện cùng một lúc mới tạo ra sự gắn kết trong nội bộ, động lực bên trong nội bộ và làm tăng năng suất của người lao động.
Hiện nay, truyền thông nội bộ đã được doanh nghiệp sử dụng như một công cụ hữu hiệu để quảng bá thương hiệu cũng như truyền thông tới nội bộ nhân viên công ty. Việc truyền thông nội bộ không chỉ thông qua website nội bộ, mạng xã hội mà còn thể hiện ở việc doanh nghiệp đầu tư làm bản tin giấy. Khảo sát của Win-Win cho thấy, các kênh truyền thông nội bộ sử dụng nhiều nhất là email (46%), họp toàn thể cán bộ, công nhân viên (21%), họp nhóm 17%...
Ba nguồn vốn
Bất cứ doanh nghiệp nào muốn thành công cần có 3 nguồn vốn: vật chất, con người và cộng đồng. Khi mới thành lập, doanh nghiệp cần có nguồn vật chất để phát triển công ty. Khi công ty phát triển hơn một chút thì điều phải quan tâm hơn cả là nguồn nhân lực. Và đến một mức nào đó, mối quan hệ giữa con người với con người trong một tổ chức cần phải được xây dựng.
Ông Đỗ Thanh Năm - Giám đốc Công ty Tư vấn và Hỗ trợ Chiến lược Win-Win - từng ví von: "Nếu coi doanh nghiệp như cơ thể con người thì truyền thông nội bộ chính là các mạch máu lưu thông thông tin giữa các tổ chức trong cơ thể. Triển khai tốt truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành tốt bộ máy, vượt khó và phát triển trong tương lai".
Cũng theo ông Đỗ Thanh Năm, truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp các phòng, ban phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ, giải quyết khủng hoảng nhanh hơn, tăng hiệu quả kinh doanh. Ngoài ra, nếu có sự quan tâm và đầu tư bài bản cho truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải đầy đủ thông điệp, chính sách, đường lối kinh doanh đến từng nhân viên.
Hình ảnh, thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp cũng được thể hiện một cách rõ ràng và các giá trị của doanh nghiệp không chỉ lan tỏa trong nội bộ mà còn đến với các khách hàng, đối tác bên ngoài. Nếu doanh nghiệp có những nhân viên tốt, chuyên nghiệp, có môi trường làm việc tích cực sẽ truyền tải được ý nghĩa, sứ mệnh của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng. Sức mạnh nội bộ từ trong doanh nghiệp sẽ lan tỏa ra cộng đồng cũng giúp tạo ấn tượng tốt với bên ngoài và như vậy sẽ giúp tăng cường lượng khách hàng trung thành của doanh nghiệp.
Thực tế đã có nhiều doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng nhờ xây dựng truyền thông nội bộ tốt. FPT nhờ chăm chút cho "những mạch máu lưu thông thông tin giữa các tổ chức trong cơ thể” mà sau hành trình hơn 20 năm hoạt động đã trở thành tập đoàn công nghệ thông tin hàng đầu tại Việt Nam. Năm 2015, doanh thu của tập đoàn này đạt hơn 40.000 tỷ đồng, tăng 114% so với năm 2014. Không chỉ bó hẹp trong nước, hoạt động của FPT đã vươn ra nhiều nước trên thế giới. Và dù hoạt động truyền thông nội bộ đã khá mạnh nhưng năm 2016, FPT vẫn tiếp tục tuyển dụng nhân sự cho bộ phận này.
Công ty Traphaco cũng như vậy, nhờ hoạt động truyền thông nội bộ thông suốt mà doanh thu của Công ty năm 2014 đạt 1.650 tỷ đồng đã tăng lên 1.981 tỷ đồng trong năm 2015 (tăng 20%).
Các chuyên gia cho rằng, thương hiệu của một doanh nghiệp bắt đầu từ bên trong doanh nghiệp và chỉ có nội bộ doanh nghiệp mới có thể bảo vệ thương hiệu khi có sự cạnh tranh từ đối thủ bên ngoài. Khi đó, chính các thành viên trong doanh nghiệp sẽ là những người phát ngôn và là đại sứ cho doanh nghiệp.
Nguồn: Chungta (4/2016)
