Sau khi Covid-19 bùng phát, các dịch vụ OnMeeting, Webex, Microsoft Teams hay Google Meet dần trở nên quen thuộc trong các cuộc họp, trao đổi trực tuyến. Để đảm bảo tính nghiêm túc, thể hiện tác phong chuyên nghiệp, TGĐ FPT vừa quy định các nguyên tắc, trách nhiệm của CBNV FPT khi tổ chức và tham gia họp trực tuyến.
Theo đó, phạm vi áp dụng là các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, phỏng vấn và các hoạt động trao đổi có tính chất tương tự khác bằng hình thức trực tuyến trong nội bộ FPT và giữa FPT với đối tác, khách hàng.
Xác định trách nhiệm của CBNV tham gia họp trực tuyến, quy định yêu cầu sử dụng đúng tài khoản cá nhân để tham gia và vào phòng họp trực tuyến trước thời gian bắt đầu họp 5 phút.
Đối với các cuộc họp quan trọng, người tham gia cần chuẩn bị phương án dự phòng về internet để sẵn sàng kết nối khi cần thiết.
Khi tham gia họp, CBNV phải tuân thủ các quy định: bật camera rõ hình ảnh cá nhân trong suốt quá trình họp. Chỉ tắt camera khi được sự đồng ý của cán bộ chủ trì/cán bộ tổ chức cuộc họp hoặc tình huống/yêu cầu đặc biệt khác.
CBNV cũng cần đảm bảo không gian họp hạn chế tối đa tiếng ồn và chỉ bật micro khi phát biểu ý kiến. Không ghi âm, ghi hình cuộc họp. Trường hợp đặc biệt cần có sự đồng ý của cán bộ chủ trì/cán bộ tổ chức cuộc họp.
Quy định yêu cầu cá nhân chú ý các tài liệu trình chiếu và các thông tin khác được chia sẻ trên màn hình, tránh xuất hiện những thông tin không liên quan tới cuộc họp.
Với cán bộ tổ chức cuộc họp trực tuyến, quy định yêu cầu về chuẩn bị trước cuộc họp: thông tin lịch họp, tên phần mềm họp, đường dẫn (link)…; trong thời gian họp: đặt mật khẩu và khóa phòng họp đối với các cuộc họp quan trọng hoặc có tính bảo mật cao, quản lý danh sách, thành phần tham gia…
Đối với các cuộc họp quan trọng, cán bộ tổ chức cuộc họp trực tuyến phải gửi thông tin yêu cầu về tác phong, trang phục, phông nền (background), cách đặt tên hiển thị, ảnh đại diện cho người tham gia họp.
| Quy định xác định nguyên tắc đặt tên hiển thị danh tính cá nhân và đơn vị đang làm việc như sau: Đối với họp nội bộ FPT: Tài khoản email - Tên viết tắt đơn vị (Ví dụ: AnNV10 - HR FIS); đối với họp đối tác, khách hàng: Tên công ty - Họ và tên (Ví dụ: FPT/FIS - Nguyễn Văn An). |
